Minden vállalat életében a szerződés az egyik legfontosabb irattípus. Dokumentum alapú workflow rendszer alkalmazásával a szerződésjóváhagyáson túl a szerződés véleményezési folyamata, a különféle sablonok kezelése, a szerződés verziók visszakereshetősége, vagy a jogosultságok kezelése is nyomon követhető.
Vállalatánál hogyan tartják nyilván a szerződéseket? Okozott már kellemetlenséget, hogy egy ellenőrzés során nem sikerült bemutatni a kért szerződést vagy a véleményezés folyamata túl hosszúra nyúlt és követhetetlenné vált?
A szerződések telephelyek vagy szervezeti egységek közötti fizikai mozgatása – legyen szó akár egy jóváhagyásról vagy véleményezési folyamatról- napokat, nagyobb vállalatok esetén akár heteket is igénybe vehet, ami magában hordozza azt a veszélyt, hogy kicsúszhatunk a határidőkből. A papíralapú szerződések mozgatásának megvan az a veszélye, hogy a dokumentum elveszik vagy megrongálódik. A véleményezés folyamata is összekuszálódhat, ha e-mailek sokaságából próbáljuk kibányászni az értékes információkat és egy pont után követhetetlenné válik a véleményezési folyamat. Nem tudjuk követni az egyes verziókat sem: ki, mikor és milyen módosításokat kért a szerződés véleményezésének munkafolyamata során.
A dokumentum alapú workflow rendszerek esetében nincs szükség a papír részlegek, telephelyek közötti vándoroltatására, a rendszerben elég csak a szerződés elektronikus, szkennelt változatát rögzíteni, kezelni és tárolni, a munkafolyamatok során a digitalizált változattal végezhetjük munkánkat. A szerződésvéleményezés folyamatát a szoftver verziókövetés funkciója segíti: a rendszer naplózza, ki, mikor és mit változtatott az adott dokumentumon, így keletkeznek az egyes szerződés verziók, amelyek évek múltán is visszakereshetőek a rendszerben, így nemcsak az aktuális/végleges verziót tekintheti meg, hanem a korábbi változatokat, az azokhoz fűzött kommenteket és csatolmányokat is. A szerződésjóváhagyás munkafolyamatra definiálhatunk workflow sablont, ehhez csak azt kell előre meghatározni, hogy a folyamatban kik vesznek részt (felelősök), pontosan milyen feladatot kell elvégezniük és milyen határidőre. Ezt követően a workflow rendszer elektronikusan leképezi a szerződésjóváhagyás folyamatát, automatikusan egymás után fűzi a szükséges lépéseket és mindig annak adja a feladatot, akinek elvégzendő munkája van az üggyel.
Az itt felsorolt funkcióknak köszönhetően a szerződés teljes életciklusa bármikor, akár évekre visszamenőleg is elérhető a hozzáféréssel rendelkezők számára.
A szerződésjóváhagyás munkafolyamata workflow-val és anélkül:
Workflow rendszer nélkül a következő kérdések merülhetnek fel:
- Kik a jóváhagyók a cégnél?
- Van-e többszintű jóváhagyási folyamat?
- Milyen szabályok vannak érvényben a szerződés jóváhagyás rendjére vonatkozóan?
- Ha a jóváhagyók szabadságon vannak, van-e helyettesítés a feladatra?
- A jóváhagyás történhet e-mailben is vagy csak a papír alapú változat szignózásával?
- Kik férhetnek hozzá a szerződésekhez?
Workflow rendszer bevezetésével a szerződésjóváhagyás folyamatát szabályozni tudjuk, előre lefektethetjük az egyes munkafázisokat, a hozzá tartozó felelősöket és a határidőket:
- automatizált jóváhagyási folyamat,
- többszintű jóváhagyás támogatása: például amikor két részlegvezető együttes jóváhagyása szükséges,
- bekerül a dokumentumkezelő rendszerbe a jóváhagyott szerződés,
- szerződéshez kapcsolódó dokumentumok (teljesítési igazolás, számla, szállítólevél stb.) nyilvántartása.
Ha Ön nem tud egyértelmű válasszal szolgálni a fenti, szerződéskezeléssel kapcsolatos kérdésekre, érdemes lenne elgondolkodnia egy olyan rendszer bevezetésén, amely megoldást nyújt nemcsak szerződései nyilvántartására, hanem a szerződéssel kapcsolatos munkafolyamatokra is. Kérdezze szakértő kollegáinkat a lehetőségekről!
