A vállalaton belüli workflow folyamatok 90%-a úgynevezett sablon munkafolyamat, mint például a számlajóváhagyás vagy a szabadságigények engedélyezése, amelyek bizonyos időközönként ismétlődnek, így a mindennapi operatív munka részei. Ezekre egyszer kell jól definiálni a workflow rendszer segítségével munkafolyamatot, ezt követően maguktól végig fognak futni az előre szabályozott, optimalizált úton.
Azonban jó, ha a munkafolyamat támogatás az adhoc jellegű (szokásostól eltérő) munkafolyamatokra is kiterjed. Ezek olyan vállalati folyamatok, melyek sokkal dinamikusabb felépítést igényelnek, ezért nem oldhatóak meg előre definiált workflow-k segítségével. Ha felmerül a vállalatnál egy egyszeri, nem ismétlődő munkafolyamat, akkor a munkafolyamat támogató rendszernek azt is kezelnie kell. Az adhoc munkafolyamat létrehozása is úgy történik, akár a sablon folyamatok esetében: ki kell jelölni a workflow résztvevőit, megadni az egyes lépések sorrendjét (egymástól függetlenül tevékenykednek-e vagy függőséget kell kialakítani, pl. együttes számla jóváhagyás) és a határidőket, a rendszer pedig automatikusan legenerálja a workflow-t. Ezt követően a munkafolyamat már indítható is.
Az is megtörténhet, hogy a már szabályozott vállalati folyamatok újradefiniálást kívánnak: vagy a folyamatot kell újragondolni a körülményekben bekövetkezett változás miatt, vagy a résztvevők /felelősök köre változik meg. Bármelyik is következik be, fontos, hogy a régi és új résztvevőkkel is meg kell ismertetni az új munkafolyamatot, ezt egyszerű szemléltetni a workflow grafikus ábrájával. Egy jó workflow szoftver esetén a menetközben bekövetkező változásokat egyszerűen, minden gond nélkül le lehet követni, a folyamatdefiníciók a megfelelő jogosultság birtokában módosíthatók.
Végezzenek munkatársai értékteremtő munkát, vegye le vállukról az adminisztráció okozta többletterheket! Munkafolyamatai támogatására vezessen be olyan komplex szoftvert, amellyel automatizálhatóvá válnak vállalat folyamatai, rálátása lesz a feladatok elvégzésére, dokumentumai biztonságosan tárolhatóvá válnak és a csoportmunka funkciónak köszönhetően valós idejű információáramlás valósulhat meg! Keresse szakértő kollegáinkat a részletekért!
