Vállalatánál havonta hány számla megy keresztül a pénzügyi igazgató keze alatt? Szabályozva van, hogy cégénél ki hagyhat jóvá számlát? És mi történik akkor, ha a számlajóváhagyó betegszabadságra kényszerül? Megoldott a helyettesítés vagy ilyenkor minden utalandó számlát félretesznek?
A számlanyilvántartás és számlajóváhagyás kulcsfontosságú munkafolyamat egy cég életében, hiszen a vállalat iránti bizalom nagyban függ attól, hogy időben fizeti-e ki a partnereit, alvállalkozóit. A számlajóváhagyás munkafolyamata időben elhúzódhat workflow rendszer alkalmazása nélkül: akár több napot is igénybe vehet, amíg a papíralapú változatot vándoroltatjuk íróasztalról íróasztalra. Ez a határidők csúszásához vezethet, amely nemcsak rontja cégünk imázsát, de késedelmi kamatok fizetésére is kötelezhetnek. A papíralapú számlák a részlegek, telephelyek közötti mozgatás miatt megrongálódhatnak, esetleg elveszhetnek, a számlák sorsa utólag követhetetlenné válik.
Munkafolyamat-támogató szoftver használatával a fenti problémák kiküszöbölhetők:
- A számla egész életútja végigkövethető,
- Az engedélyezés munkafolyamata átláthatóvá és nyomon követhetővé válik: meghatározhatók a jóváhagyók, a határidők és az is ellenőrizhető, ki miatt áll az adott jóváhagyási folyamat,
- A jóváhagyási folyamathoz nincs szükség a papíralapú dokumentumra, csupán annak rögzített, elektronikus, szkennelt változatára, így a számlajóváhagyás folyamatában már csak a számla digitális képe vesz részt. Ez jelentősen felgyorsítja a folyamatot, mialatt az eredeti számla egyből a pénzügyi osztályra kerülhet.
- A munkafolyamatban résztvevő dokumentumok iktathatók, kezelhetők és strukturáltan tárolhatók a rendszer segítségével,
- A jóváhagyás munkafolyamatának szabályozásánál felállíthatunk úgynevezett sorrendi (egymást követő), illetve párhuzamos (például két szereplő egyszerre jóváhagyó) jóváhagyást.
- A rendszerben pillanatok alatt visszakereshető a számla. További előny, hogy a dokumentumkezelő rendszer nemcsak magát a számlát mutatja meg, hanem a hozzá szorosan kapcsolódó dokumentumokat is, mint például a megrendelő, a szerződés, illetve a teljesítési igazolás.
Egy tipikus munkafolyamat workflow-val és anélkül: számlajóváhagyás
A legegyszerűbb példa egy számla jóváhagyása. A jóváhagyás bonyolultsága függhet a vállalat méretétől, a szervezetnél érvényben lévő írott és íratlan szabályoktól.
Workflow rendszer nélkül a következő kérdések merülhetnek fel:
- Kik a jóváhagyók a cégnél?
- Van-e többszintű jóváhagyási folyamat?
- Milyen szabályok vannak érvényben az utalás rendjére vonatkozóan?
- A jóváhagyás történhet e-mailben is vagy csak a papír alapú változat szignózásával?
- Megtörtént-e már a szolgáltatás teljesítése?
- Helyes összeg szerepel-e a számlán?
- Mi történik akkor, ha ismeretlen a számla?
Workflow rendszer bevezetésével a számlajóváhagyás folyamatát szabályozni tudjuk, előre lefektethetjük az egyes munkafázisokat, a hozzá tartozó felelősöket és a határidőket:
- automatizált jóváhagyási folyamat,
- többszintű jóváhagyás támogatása: például amikor a projektvezető és a részlegvezető együttes jóváhagyása szükséges,
- bekerül a dokumentumkezelő rendszerbe a jóváhagyott számla,
- számla- és a kapcsolódó dokumentumok nyilvántartása.
Ha az Ön vállalatánál is problémát jelent a számlák jóváhagyásának lekövetése, lépjen kapcsolatba munkatársainkkal! Megtudhatja, milyen pozitív változások köszönthetnek be cége életébe a számlaigazoltatás szoftveres támogatásával! Ráadásul nemcsak a workflow folyamatokra kínálunk hathatós megoldást, hanem a dokumentumkezelés, a feladatkezelés és a csoportmunka támogatás terén is segítséget nyújt rendszerünk a mindennapi munkához. 4 alkalmazás egy szoftverben!
