Tudta Ön, hogy:
a dokumentumok közel harmada nem elérhető, amikor éppen szükség lenne rá?
Épp ezért olyan fontos, hogy dokumentumaink kezelését elektronikus mederbe tereljük. A munkafolyamatok dokumentumkezelés szempontjából kétfelé oszthatók. Vannak olyan workflow folyamatok, amelyek nem igényelnek dokumentum megjelenítést a feladatvégrehajtás során, ilyen például egy szabadságigénylés. És léteznek olyan folyamatok is, amelyben a feladatvégrehajtás feltétele, hogy a munkatárs hozzáférhessen egy adott dokumentumhoz, ez történik a szerződésjóváhagyás esetén is.
A workflow végrehajtásához szükséges dokumentumokat - ha papír alapon léteznek csak- először szükséges digitalizálni. Az elektronikus, szkennelt dokumentum változattal dolgozhatunk tovább a munkafolyamat támogató szoftverben. Minden bekerült dokumentum azonosítószámot kap, amely később segíti a visszakeresést. A dokumentumok dokumentumtárban tárolódnak. A dokumentumtárban láthatjuk mindazon dokumentumokat, amelyre jogosultságot kaptunk, követhetjük az egyes verziók alakulását, letölthetjük a keresett dokumentumot és módosíthatunk is rajta.
A dokumentumtárban számos metaadat szerint lehet keresni, például ki készítette az adott dokumentumot, mikor készült, mikor és ki által lett módosítva, de kereshetünk konkrét fájlnévre is. A dokumentumok elérhetők az adott munkafolyamatból és a dokumentumtárból is.
A dokumentumkezelés funkció segítségével lehetőségünk nyílik:
- a dokumentumok elektronikus tárolására,
- dokumentumok között számos szempont szerinti keresésre,
- a dokumentumok verzióinak nyomon követésére,
- dokumentumok (pl. szerződés) véleményezésével kapcsolatos megjegyzések, kommentek megőrzésére,
- adott dokumentumhoz (pl. szerződés) szorosan kapcsolódó más dokumentumok (számla, szállítólevél stb.) közötti kapcsolatok rögzítésére,
- dokumentumok megosztására felhasználókkal vagy felhasználói csoportokkal,
- a jogosultságunknak megfelelő dokumentumokhoz hozzáférni.
Elkeveredett szerződések, jóváhagyatlan számlák, követhetetlen dokumentumverziók. Csak néhány probléma, amely elektronikus nyilvántartás nélkül megkeserítheti vállalata mindennapjait. Ha unja már, keressen minket!
