Gondolta volna, hogy:
azokkal a dokumentumkezelő rendszerekkel, melyek workflow-t is támogatnak, akár 30%-kal csökkenthető az idő, melyet iratok keresésére fordít?
A DMS, azaz Document Management System szoftverek a szervezet dokumentumkezelését hivatottak optimalizálni, illetve a dokumentum alapú munkafolyamatokat (számlajóváhagyás, szerződésvéleményezés) kezelni. Manapság egyre több vállalat szembesül azzal, hogy a hatékonyságnövelés nem lehetséges az üzleti dokumentumok strukturált nyilvántartása nélkül, így a munkafolyamatok és a workflow hatékonysága érdekében az ERP rendszereket DMS rendszerekkel egészítik ki.
A megfelelően kiválasztott és adott intézmény, cég igényeire szabott elektronikus dokumentumkezelés mérleg szinten is kimutatható megtérüléssel jár. Segítségével a munkafolyamatok felgyorsulnak, átláthatóbbá válik az egész vállalati működés, a számla- és szerződésnyilvántartás, iktathatók, rendszerezhetők és egységesen kezelhetők lesznek az e-mailek és egyéb forrásból érkező dokumentumok. A kimutatások precízen és naprakészen készíthetők el, így hatékonyan támogatják a vezetői döntéshozatalt.
Egy jó dokumentumkezelő rendszer magas fokon integrálható, illeszkedik egy már meglévő ERP vagy akár workflow megoldáshoz is, kétirányú adatkapcsolatot lehetővé téve, bevezetése ennek köszönhetően gyorsan és zökkenőmentesen végezhető el. Sokszor előfordul azonban, hogy egy cég, intézmény nem rendelkezik külön workflow szoftverrel. Az ilyen esetekben jelentenek megoldást az olyan DMS szoftverek, melyek saját workflow modullal bírnak, így támogatják a hatékony ügyintézést akár több szervezeti egység, telephely esetén is.
A dokumentumkezelő rendszerek megoldást kínálnak az adminisztrációs problémákkal küzdő vállalkozásoknak, intézményeknek mérettől és működési területtől függetlenül. Bevezetésüket mindig egy felmérés előzi meg, melynek során górcső alá veszik az adott szervezet dokumentumkezelési gyakorlatát, a workflow szintjét. A kapott eredmények és mutatószámok alapján pedig a szervezet számára legjobban testreszabott megoldást ajánlják. Ez a garancia arra, hogy a bevezetett szoftver valóban a várt megtérülést hozza, és ténylegesen is támogatja a workflow-t, hatékonyabbá téve az információk adásvételét.
Olyan szoftvert szeretne, amely nemcsak a dokumentumkezeléssel kapcsolatos problémáira nyújt megoldást, hanem hatékonyan automatizálja vállalata munkafolyamatait is? Esetleg elgondolkodott már azon, hogy e-mailek láncolata helyett inkább egy csoportmunka szoftverben dolgozna kollegáival?
