Ugye az Ön cége is kezel szerződéseket, engedélyez szabadság igényeket vagy éppen számlákat utalásra? De mindenhol előfordul, hogy beszerzési igényeket vagy jogosultságokat kell jóváhagyni a napi munka során. Vállalata hogyan kezeli ezeket a mindennapos munkafolyamatokat?
A vállalatoknál számos olyan munkafolyamat zajlik nap, mint nap, amely időről időre visszatér és meghatározott szabályok alapján történik a végrehajtása. Hogy egy munkafolyamat (pl. számlajóváhagyás, beszerzésjóváhagyás stb.) elvégzése milyen szabályrendszer alapján történjen, azt az adott szervezet határozza meg. Workflow szoftver bevezetése előtt szükséges feltérképezni a gyakran ismétlődő munkafolyamatokat. A legjobb folyamatábrával is szemléltetni az adott workflow-t, hogy egyértelműen kirajzolódhasson a munkavégzés menete, az egyes munkafázisokban a feladatvégzők és felelősök köre és természetesen az is, hogy milyen feltételeknek kell ahhoz teljesülnie, hogy az egyik munkafázisról a másikra léphessünk. A folyamatábra segítségével nemcsak a munkafolyamat elindítása előtt, hanem annak működése közben is ellenőrizhetők a korábbi és a következő lépések.
Egy workflow folyamatot csak egyszer kell jól átgondolni és kitalálni, ezt követően az ismétlődő folyamatok maguktól végig fognak futni az előre definiált, optimalizált úton, ezért ugyanannyi ember több feladatot lesz képes elvégezni. Szükség esetén a folyamatdefiníciók a megfelelő jogosultság birtokában módosíthatók.
Nézzük, melyek azok a tipikus munkafolyamatok, amelyeket a vállalat megszokott üzletmenete során kezelnünk kell:
- ajánlatok jóváhagyása
- számlakezelés, számlaigazoltatás, számlajóváhagyás
- vezetői utasítások jóváhagyása
- beszerzésjóváhagyás
- szabadságolások jóváhagyása
- határidő-figyelmeztetések
- határidő- és állapotkövetés
Az elektronikus útra terelt workflow folyamatoknál az átfutási idő lerövidül, hiszen nem kell az egyik íróasztalról a másikra tologatni vagy részlegek között mozgatni a papíralapú változatot, az automatizálás hatására a várakozási idő szinte a nullára csökken.
Eddig az ajánlatok jóváhagyását és a számlaigazoltatást papíron vagy e-mailben kezelte? Okozott már problémát vállalatának egy túllépett határidő vagy a szabadságigények nem megfelelő kezelése?
Olyan rendszert ajánlunk megoldásként, amely nemcsak a munkafolyamatait képes kezelni, hanem az ahhoz kapcsolódó összes dokumentumot is, ráadásul kontrollálhatóvá teszi a csoportmunkát és a feladatok elvégzését. Ha szeretné megismerni szoftverünket működés közben, kérje ingyenes bemutatónkat!
