A workflow szó magyaros megfelelője a munkafolyamat vagy munkafolyam, amely az üzleti folyamatok szinonimájaként használható. A workflow lényegében egy vállalat munkafolyamatainak strukturált, logikus szervezését és megfelelő támogatását jelenti: egymást követő feladatok, munkafázisok folyamata, amelyet egy vagy több személy egymás után vagy esetleg párhuzamosan egy közös cél elvégzése érdekében hajt végre. Nem forradalmian új dolog, csupán szabványos vagy szokványos szoftveralkalmazások olyan kapcsolatrendszerrel való ellátása, amely hatékonyan biztosítja az egész szervezet környezetvezérelt működtetését. A workflow feladata az egyes munkafázisok elektronikus úton történő irányítása, nyilvántartása, összefogása, azaz a munkafolyamat vezérlés. Egy jó workflow szoftver folyamatot szabályoz és automatizál.
A workflow története az 1980-as évekig nyúlik vissza. Előrelépésében jelentős szerepet játszott a képfeldolgozás és archiválás robbanásszerű fejlődése, az elektronikus levelező és könyvtár rendszerek elterjedése, a csoportmunka és tranzakció alapú alkalmazások bevezetése, valamint a dokumentummenedzsment rendszerek megjelenése a piacon. A helyzetet tovább bonyolította, hogy míg korábban jól elhatároltak voltak a feladatok és végrehajtásuk, addigra mára az osztályok és szervezeti egységek közötti határvonalak elmosódtak a feladatok végrehajtása során. Míg a vállalatok életébe folyamatosan újabb és újabb informatikai eszközök és az alkalmazások gyűrűztek be, addig az üzleti folyamatok újragondolása is prioritássá vált. Nem is volt kérdés, hogy a vállalati munkafolyamatokat csak egy erre alkalmas informatikai megoldással lehet összefogni, így nőtte ki magát egy új alkalmazásterület: a workflow menedzsment.
Tudta Ön, hogy:
a dolgozók naponta majdnem 1 órát töltenek információk keresésével?
Egy jó workflow szoftver biztosítja, hogy a megfelelő információ a megfelelő időben a megfelelő személynek rendelkezésére álljon, ugyanakkor nem hajt végre feladatokat a munkafolyamat során, csak adatot, dokumentumot, információt továbbít. Workflow rendszer alkalmazásával az automatizált folyamatoknak köszönhetően a hibalehetőségek száma csökken, ha az emberi tényező miatt mégis probléma merül fel, az könnyen nyomon követhetővé válik, hiszen az információ teljes életútja lekövethető a workflow rendszernek köszönhetően.
Workflow rendszer bevezetésével a vállalatnál áttekinthetővé válnak az üzleti folyamatok, az automatizáltságnak köszönhetően csökken a hibalehetőség, a szervezet korábbi munkafolyamatai felgyorsulnak, segít az optimális munkamegosztás kialakításában, végigköveti az információ életútját, és ezáltal folyamatos ellenőrzési lehetőséget biztosít. Egy jó workflow alkalmazás szinte bármilyen területen alkalmazható és képes a vállalatnál lezajló változásokat nemcsak észlelni, hanem követni is.
Szeretne többet megtudni a DMSONE workflow megoldásáról? Szoftverünk nemcsak a munkafolyamatok problémáját kezeli, hanem hatékonyan támogatja a csoportmunkát, a feladatkezelést és a dokumentumkezelést is. Ha szeretné megismerni „4in1” rendszerünket, vegye fel a kapcsolatot munkatársainkkal és kérjen személyre szabott tájékoztatást!
