Az Ön cégénél átlagosan mennyi időt vesz igénybe egy-egy dolgozó szabadságigényének engedélyezése? És minden esetben egyértelmű ki és hogyan hagyhat jóvá szabadságigénylést?
Egy jó workflow szoftver vállalaton belül minden szervezeti egység munkáját segíteni tudja, ám a HR részleg folyamatait több ponton is támogathatja. Első lépésként vezetői szinten szükséges azt meghatározni, hogy milyen sablon-munkafolyamatokat kell létrehozni a HR folyamatok támogatására, majd eldönteni, hogy mely munkafázisokban mely kollégák tevékenykedjenek. Ha ez szabályozásra kerül, a rendszer az automatizált HR folyamatok révén a megfelelő munkatársnak a megfelelő adatot, információt továbbítja.
A feladatok kiosztása így automatikus, nem igényel beavatkozást. A feladatban résztvevő munkatársak kizárólag a saját feladataikhoz szükséges eszközöket és dokumentumokat éri csak el, így biztosítható a biztonságos folyamatkezelés.
Humánerőforrás specifikus munkafolyamatok a következők lehetnek:
- A jelentkezési-kiválasztási folyamat adminisztrációja során a workflow rendszer alkalmazható a felvételi folyamat megkezdésének az engedélyeztetésére, a hirdetés feladás jóváhagyatására, a jelöltek véleményezésének támogatására, a beléptetés és a kiléptetés folyamatára is.
- Tréningek, konferenciák, továbbképzések szervezésével kapcsolatos folyamatok támogatására, jóváhagyására, illetve ezekre való jelentkezésekhez,
- Szabadságkérelmezési folyamat támogatása
Egy tipikus munkafolyamat workflow-val és anélkül a HR szervezeti egységénél: szabadságolások igénylése és jóváhagyása
Lássuk, hogyan néz ki egy szabadságigény jóváhagyása, figyelembe véve, hogy a jóváhagyás bonyolultsága függhet a vállalat méretétől, a szervezetnél érvényben lévő írott és íratlan szabályoktól:
Workflow rendszer nélkül a következő kérdések merülhetnek fel:
- Hány nap szabadsága van a munkavállalónak?
- Hogyan jelezze szabadságigényét: elektronikusan, e-mailben vagy inkább papíron?
- Kiveheti a munkavállaló akkor a szabadságát, amikor szeretné?
- Hol van a szabadságtömb, amelyben kiírhatja a szabadságát?
- Ki hagyhatja jóvá adott munkavállaló szabadságigényét?
- Jóváhagyta a szabadságigényt az illetékes vezető?
Workflow rendszer bevezetésével a szabadságigény jóváhagyásának folyamatát szabályozni tudjuk, előre lefektethetjük az egyes munkafázisokat, a hozzá tartozó felelősöket és a határidőket:
- automatizált szabadságigénylési és jóváhagyási folyamat,
- többszintű jóváhagyás támogatása: a közvetlen felettes és a cégvezető együttes jóváhagyása szükséges,
- összes és a kivett szabadságok nyilvántartása.
A HR folyamatok az Ön vállalatát is érintik. Olyan megszokott munkafolyamatokat érdemes elektronikus útra terelni, mint a szabadságolások engedélyeztetése, a dolgozók ki- és beléptetése, vagy a felvételi folyamat adminisztrációja. Ezeket egyszerűbben és hatékonyabban is kezelhetné a workflow menedzsment segítségével. Ha szívesen megnézné szoftverünket működés közben, lépjen kapcsolatba szakértő munkatársainkkal!
