Egy munkafolyamat nem más, mint egy adott feladattal és annak elvégzésével kapcsolatos lépések előre definiált láncolata. Tulajdonképpen a munkavégzés menetét írjuk le, azt, hogy a feladat sikeres teljesítéséhez milyen munkafázisok követik egymást és milyen feltételeknek kell ahhoz teljesülnie, hogy egy adott lépcsőfokról a következőre léphessünk. Ezt a folyamatot ma már informatikailag is támogatni tudjuk egy megfelelő workflow rendszer segítségével.
Önnel is megesett már, hogy egy számlajóváhagyás több napot, akár több hetet is igénybe vett?
A workflow menedzsmentnek köszönhetően a munkafolyamat gyorsabban és pontosabban elvégezhető. A rendszer titka az automatizáltságban rejlik: egyszer kell jól átgondolnunk és definiálnunk a vállalat munkafolyamatait, ezt követően a rendszer automatikusan egymás után fűzi a szükséges lépéseket. A workflow szoftver mindig annak adja a feladatot, akinek elvégzendő munkája van az üggyel, azaz végigvezeti a munkafázisokon a kompetens feladatvégzőket. Minden lépésnél megadható a konkrét felelős vagy csoport és definiálhatunk határidőket is. Egy konkrét példával élve: a számlajóváhagyás folyamatát is definiálhatjuk egy workflow rendszerben, minden cég esetében eltérő lehet, hogy a kifizetést ki vagy kik engedélyezhetik a vállalaton belül. Automatizálhatjuk, hogy az adott részlegvezető engedélyezése után a pénzügyi igazgató aláírásával indulhat csak el a számla kifizetése és mi történik akkor, ha valamelyikük visszadobja az iratot. Tetszőleges számú folyamattípust is betervezhetünk egy workflow rendszerbe, de gyakorlatban maximum öt munkafolyamat-típust ajánlott definiálni.
A következő üzleti folyamatokat érdemes a workflow rendszer szabályozása alá vonni:
- szerződések véleményezésének leképezése és a jóváhagyás menete,
- számlák jóváhagyásának folyamata,
- szabadságolások engedélyeztetése,
- beszerzési igények jóváhagyása,
- minőségbiztosítási szabványok publikálása,
- gyártási folyamat kialakításának kezelése,
- HR folyamatok (új belépő felvétele, munkavállaló kiléptetése, képzések)
- jogosultság igénylés (jelszó kérése egy adott rendszerhez)
Érdemes tehát megfontolnia egy workflow rendszer bevezetését, amely gyorsabb és pontosabb munkavégzést tesz lehetővé. Szakértőink térítésmentesen bemutatják Önnek szoftverünket működés közben, amely a munkafolyamat-kezelés mellett támogatja a csoportmunkát és dokumentumainak rendezett nyilvántartását is. Válassza a DMSONE egyedi megoldását!
