A workflow strukturált munkafázisok sorozata, melyet egy közös cél elérése érdekében hajt végre egy vagy több személy, egymás után vagy egymással párhuzamosan.
A munkafolyamatokban személyek működnek együtt, mialatt a rendszer előre definiált lépéseket egymás után fűz és mindig annak küldi tovább az adott dokumentumot, adatot, információt, akinek azzal feladata van. A workflow menedzsment (munkafolyamat-szabályozás) segítségével minden feladat gyorsabban és pontosabban végezhető el.
A cél lehet például egy számla jóváhagyása, egy ajánlat elfogadása, vagy éppen egy szabadságigény jóváhagyása, de minden workflow folyamatban benne van az elutasító döntés lehetősége is, és habár utóbbi esetben nem teljesül a kitűzött cél, mégis a munkafolyamat része. Egy workflow mindig többlépcsős, amelynél az egyes lépések előre definiálva vannak.
A legegyszerűbben grafikus folyamatábrán szemléltethetjük egy munkafolyamat láncolatát. Fontos megjegyezni, hogy az ábra nem egyenlő a feladatok felsorolásával, ennél jóval több. A folyamatábrának tartalmaznia kell az egyes munkafázisokat, ezek sorrendiségét, egymásra hatását és a függőségeket.
Egy jó workflow szoftver alkalmas az üzletmenet során bekövetkező változások lekövetésére is. Megszokott dolog, hogy változás következik be vagy a körülményekben, vagy a résztvevők körében, így az workflow menetét újra kell definiálni. Ilyenkor érdemes újra átgondolni az egész folyamatot, és a megfelelő felelőst a megfelelő lépéshez beilleszteni.
Ha szeretné automatizálni üzleti folyamatait, keresse szakértő munkatársainkat, akik személyre szabott ajánlattal segítik majd döntését! A DMSONE „all in one” szoftvere négy alkalmazásterület hatékony támogatására lett kifejlesztve, így egy rendszerben tarthatja nyilván dokumentumait, végezheti feladatait, indíthat elektronikus munkafolyamatokat és tarthatja a kapcsolatot kollegáival a csoportmunka funkciónak köszönhetően.
