Az üzleti folyamatok, azaz a vállalati workflow optimalizálásával sokat tehetünk azért, hogy cégünk hatékonyabban működjön. A munkafolyamatok optimalizálásának eszköze egy workflow rendszer bevezetése, amelynek nemcsak a jelenlegi üzleti folyamatokat kell lefednie, hanem alkalmasnak kell lennie a jövőbeni ésszerű változások követésére is. A workflow szoftverek tulajdonképpen üzleti folyamatainkat elektronikusan valósítják meg, képezik le.
Vállalatánál is valós problémákat okoz, hogy a számlaigazoltatás során több napot is kell várni a felelősök jóváhagyására és emiatt tarthatatlanná válnak a fizetési határidők?
A bevezetésre kerülő workflow szoftvernek az alábbi elvárásoknak kell megfelelnie:
- Teljes mértékben meg kell felelnie az üzleti folyamatok struktúrájának az átláthatóság és a hibák minimalizálása érdekében;
- Egy jó workflow rendszer integrálható, azaz alkalmas az informatikailag nem megragadható folyamatok kezelésére, mivel az üzleti folyamatok nagy része nehezen feleltethető meg egy-egy informatikai folyamatnak;
- A rugalmasság is egy fontos tényező, azaz tudnia kell követni az üzleti folyamatok változását;
- Biztosítania kell a különböző munkafolyamatok követhetőségét annak érdekében, hogy a beavatkozás a lehető leghamarabb történjen meg egy esetleg hiba esetén;
- Fontos, hogy képes legyen a különböző tevékenységeket személyekhez rendelni az optimális munkaerő elosztás miatt;
- Kezelnie kell a különféle jogosultságokat, azaz mindenki számára a saját feladata elvégzéséhez szükséges eszközökhöz és információkhoz kell csak hozzáférni;
- A kompatibilitás is egy fontos elvárás, hiszen a workflow rendszerek legtöbb esetben más szoftverekkel is együttműködnek, így ezeknek az egymással való kompatibilitása is kulcsfontosságú szempont a workflow megoldások kiválasztásánál;
- Grafikus folyamatszerkesztési és megjelenítési lehetőséggel rendelkeznek;
- Riportálási lehetőségek.
A vállalatok részlegektől függően egyszerre több workflow szoftverrel igyekeznek javítani munkafolyamataikon. Így például léteznek ERP, CRM, HR és DMS szoftverek, melyekből a szervezet igényeinek megfelelően akár több is jelen van. Az ERP rendszerek a vállalatok erőforrás allokációját hivatottak kontrollálni, a HR rendszerek az emberi erőforrások menedzselésében nyújtanak segítséget, míg a CRM rendszerek az ügyféladatbázis kezelésére szolgálnak.
Ha hatékonyan szeretné támogatni vállalata munkafolyamatait és az automatizálásnak köszönhetően jelentős terheket levenni munkatársai válláról, válassza a DMSONE workflow rendszerét. Olyan megoldást kínálunk Önnek, amely nemcsak ezeket a problémákat kezeli, hanem további segítséget nyújt olyan területeken, mint a dokumentumkezelés, a csoportmunka és a feladatkezelés. Kérdezze munkatársainkat, vagy kérje demó verziónkat!
